Politique de confidentialité (28-01-2021)
La politique de confidentialité de Flexcom S.A.R.L. (ci-après « Politique de confidentialité ») fournit des informations sur la collecte, l’utilisation, le partage et le traitement des informations personnelles par Flexcom S.A.R.L. (ci-après « Flexcom » ou « nous »). Cette politique de confidentialité comprend votre utilisation de notre site Web mais également tout traitement de vos informations personnelles (comme défini ci-dessous) lorsque nous fournissons des services tels que le support technique, le Cloud ou autres.
La présente politique de confidentialité a été mise à jour le 28-01-2021. Néanmoins, elle est susceptible d’être modifiée par la suite, notamment dans le but de se conformer aux exigences légales ou de répondre aux besoins de notre entreprise en constante évolution.
Cette politique de confidentialité respecte la réglementation en vigueur applicable au traitement de données personnelles et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD ») ainsi que toutes réglementations luxembourgeoises qui en découlent.
Dans la présente politique de confidentialité, l’expression « informations personnelles » ou « données personnelles » désigne les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Par exemple, ces informations personnelles peuvent inclure, selon le type de service concerné votre nom, adresse e-mail, coordonnées professionnelles ou encore des informations collectées lors de vos interactions avec nous via notre site Web.
Flexcom ne traite aucune donnée personnelle sans votre consentement que ce soit dans la cadre de la fourniture d’un quelconque service, lorsque vous utilisez notre site Web ou lorsque vous nous contactez par tout autre moyen. Des dispositions spécifiques en matière de traitement de données peuvent être mises en place en fonction de la fourniture d’un ou plusieurs services particuliers. Dans ce cas, il conviendra de s’en référer également aux conditions générales d’utilisation de ces services.
I – Collecte et traitement des données personnelles
Certains services proposés sur notre site Web ne peuvent être fournis que si Flexcom est en mesure de vous contacter (par exemple, demandes de produits ou d’informations complémentaires). À cet égard, la possibilité d’utiliser ces services dépend de votre fourniture de données personnelles spécifiques (coordonnées). Flexcom collecte, utilise et traite ces données uniquement dans la mesure nécessaire pour vous fournir le service correspondant. Flexcom n’utilise ni ne traite les données de quelque manière que ce soit sauf si cela est autorisé conformément aux dispositions légales ou si vous y avez expressément consenti. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment. Pour ce faire, veuillez contacter la personne indiquée à la section IX.
Les données suivantes seront collectées dans le cadre du processus d’enregistrement et seront traitées afin de préparer la demande : adresse de l’entreprise, statut du client, titre, prénom et nom, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail. Si vous avez explicitement consenti à cela, votre adresse e-mail sera également utilisée pour vous envoyer un bulletin d’information régulier. Flexcom collecte des données personnelles sur www.flexcom.lu, www.flexcom.ch et www.flexcomlabs.com et/ou à l’occasion d’évènements organisés, afin d’optimiser notre communication avec vous.
Par conséquent, Flexcom stocke les informations suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, nom de l’entreprise, adresse de l’entreprise numéro de téléphone, taille de l’entreprise, secteur d’activité, fonction, poste de travail, comportement de l’utilisateur sur la base des e-mails envoyés et du parcours de l’utilisateur sur www.flexcom.lu.
Flexcom s’assure que ces informations ne seront utilisées que pour la création de profils d’utilisateurs, ne seront pas partagées avec des tiers et ne seront pas commercialisées.
Nous pouvons également traiter des informations personnelles aux fins suivantes :
- communiquer et répondre à vos questions et à vos demandes de renseignement ;
- analyser, développer, améliorer et optimiser l’utilisation, la fonction et la performance du site Web ainsi que de nos produits et services ;
- gérer la sécurité de notre site internet, réseaux et systèmes ;
- nous conformer aux lois et règlements.
En interagissant avec notre site Web ou en utilisant nos services, vous avez également la possibilité de vous lier ou de vous connecter à des sites Web, services ou autres fonctionnalités qui ne font pas partie de nos services. Du fait de l’activation de ses fonctionnalités, des tiers autres que Flexcom traiteront vos informations. Flexcom n’a pas de contrôle sur les activités de ces autres parties. Nous encourageons vivement à consulter leur politique de confidentialité avant d’utiliser les fonctionnalités en question.
II – Utilisation de cookies
Pour rendre notre site attractif pour les visiteurs et permettre l’utilisation de certaines fonctions, Flexcom utilise des cookies sur différentes pages. Ce sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil final. La plupart des cookies que Flexcom utilise sont supprimés à la fin de chaque session de navigation (appelés cookies de session).
D’autres cookies restent sur votre terminal et permettent à Flexcom de détecter votre navigateur lors de votre prochaine visite (cookies persistants). Vous pouvez configurer votre navigateur pour vous informer lorsque des cookies sont enregistrés, pour vous permettre de décider d’accepter les cookies au cas par cas ou de ne jamais accepter les cookies. Si vous choisissez de ne pas accepter les cookies, les fonctionnalités de notre site web peuvent être restreintes.
III – Destinataire des données
Le destinataire principal de vos données est Flexcom.
Flexcom est toutefois susceptible de communiquer vos données personnelles à certains sous-traitants.
Tous nos sous-traitants sont établis dans l’Union européenne et s’engagent à respecter le RGPD. Sur demande écrite, Flexcom vous communiquera la liste complète de ses sous-traitants actuels. Flexcom et/ou les sous-traitants a (ont) mis en place des mesures techniques, physiques et organisationnelles en vue de protéger les informations personnelles contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, dommage, altération, divulgation ou consultation non autorisée, ainsi que toute autre forme de traitement illicite.
IV- Transferts internationaux des données personnelles
Généralement, Flexcom ne procède pas à un transfert international des données personnelles. Les données sont stockées sur un serveur local et privé.
Néanmoins, Flexcom ou tout autre tiers peut transférer, consulter et stocker les données personnelles liées à la fourniture de services au sein de l’Espace économique européen si cela s’avère nécessaire à l’exécution de services spécifiques.
V – Conservation des données
Flexcom conservera vos données personnelles aux fins desquelles elles ont été recueillies, généralement pour la durée d’une relation contractuelle ou pour une durée maximale de 10 ans sauf pour certaines données dont la loi impose une durée de conservation inférieure à 10 ans.
Lorsque Flexcom traite vos données personnelles suite à une candidature en ligne, ces données seront effacées dès la fin de la procédure de recrutement, c’est-à-dire dès que le poste sera pourvu effectivement. Toutefois, si Flexcom estime qu’il y a un intérêt particulier (comme par exemple, un poste similaire prochainement ouvert au sein de Flexcom.) à conserver vos données personnelles pour une période plus longue ne pouvant excéder deux ans, Flexcom s’engage à vous demander votre accord pour cette conservation, avec la possibilité offerte au candidat non retenu de demander la destruction immédiate de son dossier.
VI – Notification de violation des données et gestion des incidents
Flexcom examine et traite dans les plus brefs délais les incidents qui laissent supposer ou indiquent une consultation ou une utilisation non autorisée des informations personnelles liées à des services spécifiques.
Si Flexcom vient à constater et détermine qu’un incident impliquant des informations personnelles liées à des services spécifiques est considéré comme une violation de la sécurité donnant lieu à une appropriation illicite ou une destruction, une perte ou une altération accidentelle ou illégale, une divulgation ou une consultation non autorisée des informations personnelles liées à des services spécifiques transmises, stockées ou autrement traitées sur des systèmes de tiers mises à disposition par Flexcom, compromettant la sécurité, la confidentialité ou l’intégrité desdites informations personnelles liées à des services spécifiques, Flexcom vous signalera ladite violation rapidement.
Les informations relatives à la violation étant collectées ou devenues raisonnablement accessibles à Flexcom, et dans la mesure autorisée par la législation en vigueur, Flexcom vous fournira les informations pertinentes supplémentaires dont elle dispose sur la violation.
VII – Droits des personnes concernées
- Le droit d’accès : la personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement (Flexcom) la confirmation que des données personnelles la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles. Flexcom doit être en position de communiquer aux personnes concernées l’intégralité des données les concernant.
- Le droit de rectification : la personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement (Flexcom), dans les meilleurs délais, la rectification des données personnelles la concernant qui sont inexactes.
- Le droit à l’effacement : la personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement (Flexcom) l’effacement, dans les meilleurs délais, de données personnelles la concernant et Flexcom a l’obligation d’effacer ces données personnelles. En cas de difficultés rencontrées lors de l’exercice de ces droits, vous avec également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données.
- Le droit de limitation du traitement : c’est-à-dire le droit de demander l’interruption du traitement de vos données : lorsque vous constatez l’inexactitude d’une donnée en attendant que le responsable du traitement puisse vérifier celle-ci ; si le traitement est illicite et vous préférez une limitation à un effacement ; si vous avez besoin de la limitation du traitement pour la constatation, l’exercice et la défense de vos droits en justice. En cas de limitation, vos données ne peuvent plus faire l’objet d’un traitement.
- Le droit à la portabilité des données : la personne concernée a le droit de récupérer les données qu’elle a communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible à Flexcom et de les transmettre à un tiers, si le traitement est fondé sur son consentement ou un contrat entre elle et Flexcom des données et qu’il a été effectué à l’aide de procédés automatisés.
- Le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour l’avenir. Votre opposition ne vaut que pour l’avenir et pas pour le passé. En cas d’opposition, Flexcom cesse immédiatement le traitement de vos données. Votre opposition ne joue cependant pas lorsque le traitement est prévu par la loi.
Vous avez le droit de demander des informations à tout moment sur les données que Flexcom détient qui vous concernent, sur leur origine et leurs destinataires ainsi que sur l’objectif pour lequel elles sont stockées. Pour ce faire, veuillez contacter la personne de contact indiquée à la section IX. Elle procédera à une enquête et tentera de résoudre les réclamations et les litiges découlant de l’utilisation et de la divulgation de données personnelles conformément à la présente politique de confidentialité et conformément aux lois en vigueur.
En cas de difficultés rencontrées lors de l’exercice de ces droits, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (www.cnpd.lu ).
VIII – Identité du responsable du traitement et du délégué à la protection des données
Le responsable du traitement est Flexcom, représenté par Mme. Merra-Cordella Madison. Ses coordonnées de contact sont les suivantes :
FLEXCOM
Madison MERRA-CORDELLA – Responsable des publications
12, Avenue du Rock’n’roll
L-4361 Esch/Belval
Tél : 00352 – 26 15 11 415
Flexcom, a désigné un délégué à la protection des données qui a pour mission de veiller au respect des dispositions du RGPD. Il s’agit de M. XXXXXX XXXXX. Ses coordonnées de contact sont les suivantes :
FLEXCOM
M. XXXXXX XXXXX
12, Avenue du Rock’n’roll
L-4361 Esch/Belval
Tél : 00352 – 26 15 11 415
Le délégué à la protection des données veille au respect des droits des personnes physiques dont les données sont traitées par Flexcom.
IX – Comment nous contacter
Si vous souhaitez faire part de problèmes liés à la confidentialité des données ou si vous avez des questions, des commentaires ou des réclamations, veuillez contacter :
- soit le responsable du traitement Flexcom via l’adresse suivante : rgpd@flexcomlabs.com
- soit uniquement notre délégué à la protection des données via l’adresse suivante : dpo@flexcomlabs.com
Flexcom s’engage à traiter les plaintes en lien avec la collecte et l’utilisation de vos données personnelles avec diligence.
Flexcom se réserve le droit de rectifier, de modifier et de mettre à jour à tout moment la présente politique de confidentialité. Vérifiez régulièrement notre site afin de vous assurer d’avoir pris connaissance de la version la plus récente.